スマート書記利用事例インタビュー
設置のしやすさと操作性が導入のポイントに
行財政改革の一環として、今回業務の効率化を目的にスマート書記をご導入いただいた岡山県の玉野市役所さま。行政ならではの議事録の課題や導入の背景とともに、これからどのような業務の効率化を目指していらっしゃるかを政策財政部財政課の津田さまにお伺いしました。
岡山県玉野市役所 さま
詳細な内容を求められる会議ゆえの議事録作成の負担
ー今回はスマート書記をご導入いただき、ありがとうございます。はじめにご導入を推進いただいた津田さまの部署の主な業務を教えていただけますか？
私が所属する財政課は予算などお金の調整を主とする部署ですが、約２年前から行財政改革も担当となりました。公共施設の再編や業務の効率化など、もちろん人員も増えているのですが、数年前からは考えられないほど広い業務を扱っています。
ー財政課という名称でイメージされるより、とても広い分野に携わられているのですね！今回スマート書記のご導入はおっしゃられた業務の中でも、「業務効率化」の文脈に当たると思うのですが、どのような課題を抱えてらっしゃったのでしょうか？
議事録に関しては、各種の審議会や委員会など、法的な要請がある会議もありますし、それ以外にも各部署からも詳細な議事録を作りたいという意向がありました。私自身さまざまな会議に参加し、議事録を残すことも多かったのですが、労働的にもそうですが、精神的にも負担を感じていましたね。
ー議事録の作成が精神的にも負担ということは、私たちもよくお客様から伺う部分です。玉野市さまではどのような部分が負担になってらっしゃったのでしょうか？
１つは作成する時間という点ですね。とりわけ定例会議の場合は、議事録は次の会議までに提出することになっているのですが、合間合間で行うのも難しいので、まとまった集中して作業できる時間が必要です。この時間をとるのがまず大変ですね。またこれまではICレコーダーで会議内容を収録して書き起こしていたのですが、会議室のサイズで音声が拾えたり拾えなかったりして、とても聞き取りづらいのがもう１つの難点でした。
岡山県の玉野市役所 政策財政部財政課の津田さま
設置のしやすさと操作性が導入のポイントに
ー行政の会議は数が多いこともありますが、様々な出席者の方もいらっしゃると思うので、議事録の作成においてはとてもご苦労があったかと思われます。今回はスマート書記をご導入いただきましたが、どのような検証のプロセスがあったのでしょうか？
スマート書記を含め、いくつかのサービスに問い合わせをしました。ファイルの音声形式の問題で、トライアルに至らないところもありましたが、２社トライアルにて利用しました。 私も含め、議事録を作成している部署のメンバーを集めて、両方のシステムで会議をやって検証していきました。
ー実際に複数のサービスを試されてみて、率直に感想はいかがでしたか？
率直に言って、操作性や編集のしやすさの差はあったものの、文字の認識精度自体は大きな差がなかったように思います。どちらかというと実際の会議運営に即した使い方ができるかという部分で、当てはまるかどうかというところがポイントになりました。当初は高性能な集音式マイクで収録することを想定していたのですが、設営手法や必要なコストなどを考慮して、”１人１マイク”が実現しやすいものを選びました。
ーありがとうございます。当社としても、今回は実際のご利用の環境という部分で、かなり整えてご導入いただいたと考えています。
Max20名を超える会議体があるので、それに対応できるように人数分のiPod touchを用意しました。今後会議はもちろんですが、いろいろなシーンで活用にトライしていきたいと考えています。
さまざまな会議の音声活用を通してICレコーダーの代替へ
ーはじめは会議が中心のご利用となるかと思いますが、今後はどのようなシーンで活用が期待できそうでしょうか？行政特有のシーンもあると思いますので、ぜひ教えてください。
会議としては、しっかり議事録をとっている会議から、要点くらいのメモしかとっていなかった打ち合わせにも利用を広げていければと考えています。メモだと「あれどうなったっけ？」というように、いざ何かするときに不十分となってしまうこともあります。
ーそれは個人的にもとてもよくわかります。（笑）WEB会議が増えてきているので、特にそういうご意見も多くなっているように思います。
ICレコーダーは比較的安価なのでたくさん持っているんですよ。ただ音声だけだとなかなか聞かないので、文字とセットで振り返ってもらえるように、いろいろな会議をスマート書記で文字化していきたいですね。あとは翻訳機能も今後活用できたらと思います。
ー海外からいらっしゃった方の窓口対応のようなイメージでしょうか？
そうですね。使用言語を分けて書き起こせる機能を、窓口で海外の方がいらっしゃった際に利用できると便利だなと。翻訳機能の利用はまだまだいずれはという話ですが、その部分にも期待をしています。
ーご期待に応えられるようにプロダクトチームにもご連携させていただきます！最後に今後スマート書記に期待することをぜひ教えてください！
細かい点が今後利用していると出てくると思うので、その際のフォローには期待しています。機能的にはスマート書記で拾った音声が、スピーカーとかに出力されて、みんなで聴けるような仕組みとかがあったら嬉しいなと思いますね。声があまり大きくない方でも、スピーカーとしてみなさんに発言を聞けて、聞こえづらい会議がなくなるようなソリューションができると便利ですね。