Smart書記ご利用マニュアル

Smart書記の基本的な使い方についてのマニュアルです。
よくある質問・ガイドも合わせてご参照ください。


収録の作成・編集

Smart書記で文字起こしを始めるために収録を作成します。

収録を新規登録する

  1. 収録データ一覧から「新規登録」をクリックしてください

新規登録
基本情報を登録する画面が新規タブで開かれます

  1. 収録データの基本情報を登録してください

基本情報登録
下記の項目を登録することができます

  • タイトル
  • フォルダ
  • 関連URL
  • タグ
  • 説明
  • 備考

※タイトルは必須入力項目です。後から変更可能です。

基本情報登録完了

「登録:収録へ進む」を押下することで【収録/編集画面】に移動します

収録をはじめる

音声認識を開始

マイクや会議の準備ができましたら、音声収録を開始しましょう。
右下のマイクボタンをクリックすると収録が開始されます

録音開始

再度マイクボタンをクリックすることで音声収録を一時停止することができます。

音声を入力しているのに反応しない・文字起こしされない場合はマイクの有効設定をご確認ください。

収録中に発言者を変更する

  • デフォルトはアカウント情報にて登録している「表示名」が反映されています
  • 変更後の発言より変更した発言者名へ変更されます

収録・編集モード切替

Smart書記の収録では「収録モード」「編集モード」があります。
モードの切替は右下のボタンからからできます。
ツール

  • 収録モード:閲覧に特化したモードです。
  • 編集モード:収録を編集するためのモードです。
  • どちらでも収録の開始・停止は可能なので、ご利用しやすいモードをお使いください。

    収録された音声を聞く

    音声の再生

    編集モードで表示される「音声再生」のチェックをいれた状態で、聞きたい文章をクリックすると自動で音声が再生されます。
    音声を止めたい場合は、エリア外をクリックすると音声が停止します。

    収録行の修正

    修正

    編集したい行をクリックすると、編集できる状態になります。ここでテキストの編集ができます。
    Enterを押すと、編集が保存されます。

    修正完了

    編集が保存されると、テキストが青文字に変化します。

    行にマーカーをつける

    • 文字起こしされた重要な行に対してマーカーをつけることができます。
    • マーカーをつけることで、そのマーカーをつけた行のみダウンロードなどが可能です。

    行マーク

    再度ボタンをクリックすることで該当箇所のマーカーを取り消すことができます。

    項目分け セクション機能

    話の区切り・アジェンダなどで項目/セクションを分けることができます。

    項目名

    1. +ボタンをクリックするとセクションが上の行に追加されます。
    2. 入力後、テキストを入力し、Enterを押すと保存されます。
    3. 修正する際は、編集モードより編集をしてください
      • ※操作方法の詳細はこちらからご確認ください

    テキストの追加

    収録したテキストを編集することができます。

    行を挿入

    複数行の選択

    行を選択して削除・名前変更・結合などができます。
    1番上のチェックをクリックすると全行選択、個別の行のチェックボックスをクリックすると行ごとに選択されます。

    複数行の選択

    行の削除

    ゴミ箱ボタンをクリックすると、選択した行の削除することができます。
    削除後、削除を取り消すことはできませんので、ご注意ください。

    発言者の名前変更

    選択行の名前変更

    発言者の名前を変更することができます。

    行を結合

    複数の行を1つにまとめることができます。収録行の場合は、音声ファイルも結合されます。
    ※結合を取り消すことはできないので、お気をつけください。

    タイトルの編集

    タイトル編集

    タイトルの横の鉛筆マークをクリックすると、タイトル編集ができます。

    タイトル編集モーダル

    訂正学習

    訂正学習とは、誤り語句を訂正した時に、その訂正語句を辞書登録します。
    次回以降、同じ誤り語句が出現すると登録済みの訂正語句に、自動的に置き換えるといった機能です。

    ヘッダーにある「訂正学習」のアイコンをクリックすると表示されます。

    訂正学習

    新規登録は「訂正前」「訂正後」に変換したいテキストを入力し、登録ができます。
    登録後、「訂正前」のワードが発生した場合は自動的に「訂正後」のテキストに変換されます。

    すでに登録された訂正学習は、「訂正後」のテキストのみ修正可能です。

    収録の設定

    操作

    編集モードで以下の設定ができます。

    • 自動スクロールする
      • 行が画面の高さより多くなると自動的にスクロールすることができます
    • 自動再生する
      • 録音した行を自動的に再生することができます
      • チェックをした状態でテキストを選択すると、選択行の音声が自動で再生されます

    参加者一覧

    参加者一覧

    参加者のアイコン上の数字は、その収録を現時点で開いている人の数です。
    参加者のアイコンをクリックすると、参加している人が一覧で表示されます。

    ダウンロード

    テキスト

    テキスト

  • 収録画面右上のダウンロードボタンを押下します
  • 出てきたテロップから出力オプションを選択し、出力するボタンを押下することでダウンロードできます
  • ダウンロードできるファイル形式はテキスト(.txt)・Word(.docx)・Excel(.xlsx)の3つです
  • ダウンロード例
    テキスト (.txt)
    テキスト
    Word (.docx)

    テキスト

    Excel (.xlsx)
    テキスト

    基本情報

    収録の基本情報を更新する

    収録一覧から編集したい収録の「基本情報」をクリックします

    • 下記の項目を更新することができます

      • タイトル
      • フォルダ
      • 関連URL
      • タグ
      • 説明
      • 備考
      • 追加収録

      無効にすると収録(録音)することができません

      • 有効

      収録の有効・無効状態を設定します

      無効にすると、収録表示・収録の基本情報の更新・収録参加することができません

    削除&データクリア

    • 収録削除

      基本情報変更

      • 収録を削除します

      ※ 削除は取り消すことができませんのでご注意ください

    • データクリア

      基本情報変更

      • 収録内容をクリア

        • 収録のすべての行を削除します
        • 収録は削除されません
      • 登録済みデータをクリア

        • 収録画面から「収録済みデータとして登録」を行った場合、その登録されたデータを削除します
        • 収録は削除されません
        • ※ AI要約オプションをご利用のお客様にのみ対象

    収録一覧

    ゲスト用リンクを発行

    登録された収録一覧を表示します

    基本情報

    ゲスト用リンクを発行

    1-5.基本情報をご参照ください

    2-2.ゲストを招待する

    ログインしなくても収録に参加できるURLを発行します

    ゲスト用リンクを発行

    ①発行する収録の逆三角形プルダウンを開き、「ゲストを招待する」を押下します

    ゲスト用リンクを発行

    ②「お名前」・「メールアドレス」・「ご利用種別」を設定し「発行する」を押下で発行します

    • お名前

      • 収録にアクセスする際に表示名として設定します
    • メールアドレス

      • URLをいただくメールアドレスを入力します
      • 空欄のままにすると発行完了画面でURLとQRコードが表示されます
    • ご利用種別

      • ゲストユーザの音声認識可否を設定します
      • 「音声認識を許可しない」に設定すると、収録画面から録音を行えません

      ゲスト用リンクは発行後1週間までアクセスすることができます

      利用時間を超えた場合、発行数は制限がございませんので再度ゲスト用リンクを発行してください

      左下の+-ボタンで招待するゲストを増やすこともできます(最大20人まで同時に発行可能です)

    ゲスト用リンクを発行

    ③「リンクをコピー」を押下し、ご利用のブラウザへ貼り付けることでアクセスすることでできます

    • QRコードを認識させてアクセスすることもできます
    • メールアドレスを入力いただいた場合はメールよりURLを確認してください

    メールの例)
    ゲスト用リンクを発行

    ダウンロード

    検索

    ダウンロードをご参照ください

    収録の検索

    検索
    以下の条件で検索することができます

    • タイトル
    • 追加収録の可否
    • 収録の有効状態
    • 収録済み成否

    検索ボタンを押下すると設定いただいた条件に一致する収録が収録一覧に表示されます

    2-5.フォルダ機能

    ①フォルダ作成

    収録一覧のフォルダを作成し、収録を管理することができます

    1. 「フォルダ作成」ボタンを押下します

    作成

    1. フォルダの基本情報を記入します

    作成

    • フォルダ名・色・利用者制限・説明を設定します
    • 利用者制限は「制限する」を選択することで、アクセスを許可するアカウントを選択することができます
    • 利用者制限を「制限しない」を選択すると、全てのアカウントからアクセスすることができます

    フォルダ名は必須入力項目です

    ②フォルダ移動

    ​ 収録をフォルダに移動させます

    1. 移動させる収録を選択します。各収録ごとにあるチェックボックスにて、移動する収録を選択し画面の下段に出てくるコンテキストメニューの「別のフォルダに移動」を押下します(複数選択することも可能です)

    作成

    1. 出てきたテロップよりフォルダを選択し、「移動する」を押下します

    作成

    1. 選択したフォルダにアクセスすると、先程移動した収録を確認することができます

    ③フォルダ情報変更

    ​ 既存のフォルダの基本情報を変更します

    1. 情報を変更するフォルダにアクセスします

    作成

    1. 「フォルダ情報変更」を押下します

    作成

    1. フォルダ名・色・利用者制限・説明を変更します

    作成

    1. 「変更する」を押下し完了します

    ④フォルダ削除

    フォルダを削除します

    1. 削除するフォルダにアクセスし、「フォルダ削除」を押下します

    作成

    1. 「フォルダを削除します。よろしいですか? 」というテロップが出ます。「削除する」を押下し、削除します

    作成

    ※ 削除するフォルダに入っている収録はフォルダから取り出され、収録一覧のトップに移動されます

    2-6.まとめて削除

    • 複数の収録をまとめて削除します。
    1. 収録一覧の各収録ごとにあるチェックボックスにて、削除する収録を選択し画面の下段に出てくるコンテキストメニューの「削除」を押下します

    まとめて削除

    1. 出てきた確認テロップの「削除する」ボタンを押下し手続きを完了します。

    まとめて削除

    ※ 削除は取り消すことができませんのでご注意ください

    3.基本設定

    3-1.アカウント管理

    ※ 権限を持つユーザのみアクセスすることができます

    3-1-1.新規アカウント作成

    新規ユーザを追加することができます

    ① アカウント管理の右上にある「新規登録」を押下し登録画面に遷移します

    アカウント設定変更

    ② 以下の項目を入力してください

    • お名前
    • お名前読み
    • 表示名
    • メールアドレス
    • 権限
      • 管理者 : 全フォルダの全収録の管理をすることができます
      • 支払い管理 : 支払いの担当者へ付与する権限。請求書歴を閲覧することができます
      • アカウント管理 : アカウント管理ができる権限。ユーザーの追加や編集ができます
      • 収録利用 : 収録の新規作成や削除、収録の利用をすることができます

    ※管理者権限を付与すると、残りの支払い・アカウント・収録利用権限も付与されます

    • 新着通知
      • メール通知を設定することができます
    • 有効
      • アカウントの使用有無を変更します

    アカウント設定変更

    ③ 「登録する」を押下することでメールアドレスにパスワード登録のリンクを含んだご案内メールが送信されます
    ④ その利用者がパスワードを登録することで追加の手続きが完了します

    3-1-2.アカウント変更

    アカウントの設定を変更することができます

    ①【基本情報】より【アカウント管理】のボタンをクリックしてください

    アカウント選択

    ② 変更するアカウントのお名前のリンクをクリックしてください

    アカウント選択

    ③ 以下の項目が変更可能となります

    • お名前
    • お名前読み
    • 表示名
    • 権限
      • 管理者
      • 支払い管理
      • アカウント管理
      • 収録利用
        ※管理者権限を付与すると、残りの支払い・アカウント・収録利用権限も付与されます
    • 新着通知
      • メール通知を設定することができます
    • 有効
      • アカウントの使用有無を変更します

    修正後、【更新する】ボタンを押下で完了してください

    ※お名前、権限は必須入力項目です。契約社名はご契約情報にて更新いただけます

    3-1-3.アカウント削除

    アカウントを削除することができます

    アカウント選択

    ① 【基本情報】より【アカウント管理】のボタンをクリックしてください

    ② 変更するアカウントのお名前のリンクをクリックしてください

    アカウント選択

    ③ 【削除する】ボタンをクリックしてください

    アカウント選択

    ④ 出来きたテロップから【OK】ボタンをクリックし、削除します

    3-2.ご契約情報

    ※権限を持つユーザのみアクセスすることができます

    ご契約社の基本情報を変更します

    ご契約情報

    以下の項目が設定できます

    • ご契約社名
    • 郵便番号
    • 住所
    • ホームページ
    • 電話番号
    • 請求宛名
    • 請求メールアドレス
    • パスワード有効期限
      • 「制限しない」にすると、パスワードを設定してから90日が経過してもアカウントがロックされません

    ※契約社名、請求宛名、請求メールアドレスは必須入力項目となります

    情報を修正し、更新するボタンを押下することで保存できます

    請求履歴

    ※本契約中のお客様のみ有効な機能です

    発行された請求履歴を閲覧することができます

    ご契約情報

    以下のような項目が表示されます

    • 対象年月
    • 請求書ID
    • 請求金額
    • 発行日
    • 請求書ダウンロードリンク

    PDF項目のダウンロードアイコンを押下し、該当する請求書をPCにダウンロードすることができます

    その他の機能

    お知らせ

    事務局よりお知らせを閲覧することができます

    ① それぞれ「お知らせ」・「リリース」・「メンテナンス」の3つのお知らせの一覧を選択することができます

    アカウント情報設定

    • お知らせ:システムに関する一般的な案内事項を共有します
    • リリース:新しいバージョンをリリースする際に内容について案内します
    • システム障害:システムエラーや不具合対応事項について告知します

    ② タイトルを押下すると詳しい内容を確認することができます

    アカウント情報設定

    アカウント設定

    ① サイドバーの【基本設定】より【アカウント設定】のボタンをクリックしてください

    アカウント情報設定

    • 【アカウント設定画面】へ移動します

    ② 以下がアカウント情報が変更可能となります

    (アスタリスク(*)が付いた項目は必須入力項目となっております)

    • お名前

    • お名前読み

    • 表示名

      • 収録中に発言者名として表示されます
    • メールアドレス

      • システム内で同じメールアドレスを登録することはできません
    • 新着通知

      • メール通知を設定することができます
    • パスワード

      • 押下するとパスワード変更画面へ遷移します

        アカウント情報設定

      • 現在のパスワードと変更するパスワードを入力し、「変更する」ボタンを押下すると反映されます

    • ログイン履歴

      • 押下するとログイン履歴画面へ遷移します

      アカウント情報設定

      • 日時・メールアドレス・IPアドレス・ユーザエージェント・ログイン成否を確認することができます

    ③「変更する」ボタンをクリックするとアカウント情報変更が完了されます

    修正後、「更新する」ボタンを押下で完了してください