スマート書記利用事例インタビュー
導入のポイントは
「場所にかかわらずどこでも利用できた」こと
人事部が主管する「面談」での活用をファーストステップに、今回スマート書記をご導入いただいた第一生命保険株式会社さま。これまでどんな課題を抱えていて、どのようにスマート書記で業務効率化に取り組んでいくか、今後の展望も含め、人事部人事課の竹内さま・神山さまにお伺いしました。
第一生命保険株式会社 さま
人事面談における議事メモの作成にかかる膨大な手間があった
ー今回はスマート書記をご導入いただき、ありがとうございます。まずはご導入を推進いただいたお二方の部署の主な業務を教えていただけますか？
私たちの所属する人事部人事課では、主に社員の人事考課等を中心に人事運用を広く担当しています。その中でも社員との面談や、関連部署とのミーティングがとても多く、面談記録や議事録作成に多くの時間を取られていたことが、導入を検討するきっかけになりました。
ーありがとうございます。人事課での社員との面談やミーティングの面談記録、議事録作成はこれまでどのように実施していて、どのような課題があったのでしょうか？
記録を残していくために多くの時間を要していたこと、情報の取扱について配慮が必要な内容が多く記録を残すとしても誰もがその業務を担当出来るわけではないことが、主な課題として挙げられます。
とりわけ、人事課が行う社員との面談の記録について言えば、当然ながら面談は一度しか行われませんし、面談の記録を何度も振り返って社員のキャリアを創っていくことになりますので、とても重みのある記録となります。そのため、一つ一つの言葉を丁寧かつ正確に残す必要があります。
ー確かにその通りですね。その面談の記録の作業は、これまではどのように行っていたのでしょうか？
前述のとおり、取扱に配慮すべき内容が多いため、特定の役職者が自身で手打ちしているケースが多かったです。とりわけ、長時間に及ぶ場合は、書き起こしする量が膨大かつ確実に記録するため、時間的なこともありますが、精神的にも大変な仕事でした。大事な業務ではありますが、この労力をより本来業務を更に充実させていくものにしていければと考えていました。
第一生命保険株式会社人事部人事課の竹内さま・神山さま
場所にかかわらずどこでも利用できたのが導入のポイント
ー社員との面談やミーティングの数が多く、また実施場所も様々だと議事録作成にかかる手間も膨大なものになりそうですね。実際にご導入するにあたり、どのように検討が進んでいったのでしょうか？
スマート書記を含め、いくつかのサービスを実際に試してみました。スマート書記についてはもともとお付き合いのあった、エーアイスクエア様からご紹介いただきました。他のサービス含め、これまでに当社では活用していなかったツールを人事部の担当者で楽しみながら試しました。
ー実際に複数のサービスを試されてみて、率直に感想はいかがでしたか？
想像していたよりも正しく識字されるなというのが最初の印象でした。あとは、これまでの面談は会議室にて対面で行うことが多かったのですが、今後With/Afterコロナの環境において、WEBミーティングで行うことが増えていった時に、クラウド型のサービスは会議室に紐づかず利用出来る点もスマート書記の魅力に感じました。他に二社検討していたのですが、最終的にはコスト面とどこでも利用が出来る点がポイントになりました。
ーありがとうございます。逆に導入にあたって、大変だった部分はありますか？
セキュリティ面の調整は大変でした。最終的には関連部署からの意見を運用に反映することで、より安全でより便利に活用出来るスキームが出来上がりました。今回まずは人事課内でのスタートとなりましたが、このようなサービスを導入して業務効率化を推進していきたいという思想感は社内でも理解を得られており、導入に賛同する声を多くいただきました。
人事部内での利用から他部署、いずれは全社展開へ
ー先ほどのお話の中に、今後のご利用展開についてのお話がありました。今後はどのような場面にご利用シーンを広げていきたいですか？
導入をするにあたって、四つのステップを引いています。まずは第一段階として、先ほどお話した、人事部人事課での人事面談やミーティングでの活用があります。第二段階としては、人事部全体でのミーティングや人事部と他所管でミーティングでの議事録作成への活用を想定しています。ここまでが人事部が関与するミーティング等への展開です。
ーその先のステップとしては、他部署や全社への展開と考えてよろしいでしょうか？
はい、社内外の方との面談やミーティングを多く行っている部署は他にもあります。これらの部署でも利用出来るようになれば、より業務効率化が進むと考えています。最終段階としては全社展開に繋がっていけばよいなと思っております。
あわせて、一言一句残したいものと、要点だけわかればよいものなど議事録の様式も様々なため、目的にあわせて効果的にスマート書記を使用していきたいと考えています。
ーありがとうございます。それでは最後に今後スマート書記に期待することをぜひ教えてください！
社員に活用してもらうにあたり、これさえ見れば使える！うまくいかないときはここを見れば解決！のようにパッとわかるものがあるといいですね。また、異動や組織改編に伴う閲覧権限の設定等、権限付与が円滑に出来るようになるといいですね。WEBミーティングも今後更に増えていくと思うので、対面以外でもより簡単に効果的に利用出来るようになることを期待しています。